CONCEPTOS BASICOS

CONCEPTO DE BASE DE DATOS

Una base de datos es una herramienta que se utiliza para recopilar y organizar información, pueden almacenar datos sobre personas, productos, pedidos y otras cosas.

Una base de datos computarizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener mas de una tabla. por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que usa tres tablas no son tres bases de datos, sino una base de datos que contiene tres tablas. Salvo que haya sido específicamente diseñada para usar datos o códigos de otro origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos como formularios, informes, macros y módulos.

Acciones que puedes realizar con Access:

Añadir nuevos datos a una base de datos, como un nuevo artículo en un inventario.

Cambiar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar el sitio actual de un artículo.

Eliminar información, por ejemplo, si un artículo se vende o se descarta.

Organizar y ver los datos de diferentes formas.

Compartir los datos con otras personas mediante informes, correo electrónico, intranet o Internet.

Puedes dar clic al siguiente vídeo para crear una base de datos en Access

PARTES DE UNA BASE DE DATO EN ACCESS

Las siguientes secciones contienen una breve descripción sobre cada una.

.TABLAS
.FORMS
.INFORMES
.CONSULTAS
.MACROS
.MODULOS

TABLAS:

Una tabla de base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Por ende, es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y almacenarlos en una base de datos es la forma en la que están organizados los datos.

Para aprovechar al máximo la flexibilidad de una base de datos, los datos deben organizarse en tablas para que no se produzcan redundancias. Por ejemplo, si quiere almacenar información sobre los empleados, cada empleado debe especificarse solo una vez en la tabla que está configurada para los datos de los empleados. Los datos sobre los productos se almacenarán en su propia tabla y los datos sobre las sucursales se almacenarán en otra tabla. Este proceso se denomina normalización.

Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros se almacena información. Cada registro está formado por uno o varios campos. Los campos equivalen a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla llamada "Empleados" donde cada registro (fila) contiene información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene otro tipo de información como nombre, apellido, dirección, etc. Los campos deben designarse como un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha u hora, número o algún otro tipo.

Otra forma de describir los registros y los campos es imaginar un catálogo de tarjetas antiguo de una biblioteca. Cada tarjeta del archivador corresponde a un registro de la base de datos. Cada dato de una tarjeta individual (autor, título, etc.) equivale a un campo de la base de datos.

Formularios:

Los formularios permiten crear una interfaz de usuario en la que puede escribir y modificar datos. Los formularios a menudo contienen botones de comandos y otros controles que realizan distintas tareas. Puede crear una base de datos sin usar formularios con tan solo modificar los datos en las hojas de datos de la tabla. Sin embargo, la mayoría de los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y modificar datos en las tablas.

Puede programar botones de comandos para determinar qué datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o ejecutar otras tareas. Por ejemplo, puede tener un formulario llamado "Formulario de cliente" en el que trabaja con los datos de los clientes. El formulario de cliente puede tener un botón que abra un formulario de pedido en el que puede especificar un pedido nuevo para el cliente.

Los formularios también le permiten controlar de qué manera otros usuarios interactúan con los datos de la base de datos. Por ejemplo, puede crear un formulario que muestre solo determinados campos y permita que se realicen únicamente ciertas operaciones. Esto ayuda a proteger los datos y a asegurarse de que los datos se especifican correctamente.

Informes

 Los informes se usan para dar formato a los datos, resumirlos y presentarlos. Por lo general, un informe responde a una pregunta específica como: "¿Cuánto dinero recibimos de cada cliente este año?" o "¿En qué ciudades residen nuestros clientes?". A cada informe se le puede dar formato para presentar la información de la manera más legible posible.

Se puede ejecutar un informe por vez y siempre se reflejan los datos actuales de la base de datos. Generalmente, se les da formato a los informes para imprimirlos, pero también pueden verse en pantalla, exportarse a otro programa o enviarse como datos adjuntos en un correo electrónico.

Consultas

Las consultas pueden realizar diversas funciones en una base de datos. La función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que quiere ver generalmente están distribuidos en varias tablas y las consultas le permiten verlos en una única hoja de datos. Además, debido a que muchas veces no quiere ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos y obtener solo los registros que quiere.

Ciertas consultas son "actualizables", es decir, puede modificar los datos de las tablas subyacentes mediante la hoja de datos de la consulta. Si está trabajando en una consulta actualizable, recuerde que los cambios se realizan en realidad en las tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta.

Hay dos variedades básicas de consultas: consultas de selección y consultas de acciones. Una consulta de selección simplemente recupera los datos y los pone a disposición para su uso. Puede ver los resultados de la consulta en la pantalla, imprimirlos o copiarlos al portapapeles. O bien, puede usar el resultado de la consulta como un origen de registro para un formulario o un informe.

Una consulta de acción, tal como el nombre lo indica, realiza una tarea con los datos. Las consultas de acción se pueden usar para crear tablas nuevas, agregar datos a las tablas existentes, o actualizar o eliminar datos.

Macros

Las macros en Access pueden considerarse un lenguaje de programación simplificado que puede usar para agregar funciones a la base de datos. Por ejemplo, puede adjuntar una macro a un botón de comando en un formulario para que la macro se ejecute cada vez que se hace clic en ese botón. Las macros contienen acciones que ejecutan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. La mayoría de las operaciones de la base de datos que realiza manualmente se pueden automatizar mediante el uso de macros, por lo que se convierten en dispositivos que permiten ahorrar mucho tiempo.

Módulos

Los módulos, como las macros, son objetos que puede usar para agregar funciones a la base de datos. Mientras que las macros se crean en Access mediante la elección de una lista de acciones de macro, los módulos se escriben en el lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan juntos como una unidad. Un módulo puede ser un módulo de clase o un módulo estándar. Los módulos de clase se adjuntan a formularios o informes y, por lo general, contienen procedimientos que son específicos para el formulario o el informe al que están adjuntos. Los módulos estándar contienen procedimientos generales que no están asociados a ningún otro objeto. Los módulos estándar aparecen en Módulos en el panel de navegación mientras que los módulos de clase no.

CREAR UNA BASE DE DATOS

Generalidades

Si usted  inicia Access por primera vez o si se cierra una base de datos sin cerrar Access, se muestra la vista Microsoft Office Backstage.

La vista Backstage es un punto de partida desde el que se puede crear otra base de datos, abrir una base de datos existente y ver contenido destacado de Office.com, todo aquello que Access puede hacer en un archivo de base de datos o fuera de una base de datos.

Crear una base de datos

Al abrir Access, la vista Backstage muestra la pestaña Nuevo. La pestaña Nuevo ofrece varias formas de crear una base de datos:

• Una base de datos en blanco    Puede empezar desde cero si quiere. Se trata de una buena opción si se tienen requisitos de diseño muy concretos o datos existentes que hay que adaptar o incorporar.
• Una plantilla que se instala con Access    Considere la posibilidad de usar una plantilla si va a iniciar un nuevo proyecto y quiere adelantar trabajo. Access incluye varias plantillas instaladas de manera predeterminada.
• Una plantilla de Office.com    Además de las incluidas en Access, puede encontrar otras muchas plantillas en Office.com. Ni siquiera tiene que abrir un explorador, las plantillas están disponibles en la pestaña Nuevo.

Agregar a una base de datos

En una base de datos, puede agregar campos, tablas o elementos de aplicación.

Los elementos de aplicación son una característica que le permite usar varios objetos de base de datos relacionados juntos como si fueran uno solo. Por ejemplo, un elemento de aplicación podría consistir en una tabla y un formulario que se basa en la tabla. Puede agregar la tabla y el formulario al mismo tiempo mediante el elemento de aplicación.

También puede crear consultas, formularios, informes y macros: todos los objetos de base de datos con los que está acostumbrado a trabajar.

Crear una base de datos mediante una plantilla

Access incluye diversas plantillas que pueden usarse tal como están o como punto de partida. 

Una plantilla es una base de datos lista para usar que contiene todas las tablas, las consultas, los formularios, las macros y los informes necesarios para realizar una tarea concreta. Por ejemplo, hay plantillas que puede usar para realizar el seguimiento de problemas, administrar contactos o mantener un registro de gastos. Algunas plantillas contienen varios registros de ejemplo que demuestran su uso.

Si una de estas plantillas se ajusta a sus necesidades, usarla es la forma más rápida de iniciar una base de datos. Pero, si tiene datos en otro programa que quiere importar a Access, puede que prefiera crear una base de datos sin usar una plantilla. Las plantillas tienen una estructura de datos ya definida y puede que adaptar los datos existentes a la estructura suponga demasiado trabajo.

1. Si tiene abierta una base de datos, haga clic en Cerrar en la pestaña Archivo. La vista Backstage muestra la pestaña Nuevo.
2. Hay varios conjuntos de plantillas disponibles en la pestaña Nuevo, algunos de los cuales están integrados en Access. Puede descargar otras plantillas de Office.com. Vea la siguiente sección de este artículo para obtener más información.
3. Seleccione la plantilla que quiere usar.
4. Access propone un nombre de archivo para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo; puede cambiarlo si quiere. Para guardar la base de datos en una carpeta distinta de la que aparece debajo del cuadro de nombre de archivo, haga clic en  , vaya a la carpeta en la que quiere guardarla y luego haga clic en Aceptar. Si lo prefiere, puede crear la base de datos y vincularla a un sitio de SharePoint.
5. Haga clic en Crear.
   Access crea una base de datos a partir de la plantilla elegida y luego abre la base de datos. En muchas de las plantillas se muestra un formulario en el que se pueden empezar a escribir datos. Si la plantilla contiene datos de ejemplo, puede eliminar cada uno de los registros haciendo clic en el selector de registros (el cuadro sombreado o la barra que se encuentra inmediatamente a la izquierda del registro) y luego realizar lo siguiente:
   En el grupo Registros de la pestaña Inicio, haga clic en Eliminar. 
6. Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda vacía del formulario y comience a escribir. Use el Panel de navegación para buscar otros formularios o informes que quiera usar. Algunas plantillas incluyen un formulario de navegación que permite moverse entre los distintos objetos de base de datos.

Crear una base de datos sin usar una plantilla

Puede crear una base de datos creando sus propias tablas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. En la mayoría de los casos, esto implica uno o ambos de los procedimientos siguientes:

• Escribir, pegar, o importar datos en la tabla que se crea al crear una base de datos y después repetir el proceso con otras tablas que cree mediante el comando Tabla de la pestaña Crear.
• Importar datos de otros orígenes y crear otras tablas en el proceso.

Crear una base de datos en blanco

1. Haga clic en la pestaña Archivo, en Nuevo y luego, en Base de datos en blanco.
2. Escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Para cambiar la ubicación predeterminada del archivo, haga clic en Buscar una ubicación donde colocar la base de datos (junto al cuadro Nombre de archivo), vaya a la nueva ubicación y haga clic en Aceptar.
3. Haga clic en Crear.
   Access crea la base de datos con una tabla vacía denominada Tabla1 y, luego, abre esa tabla en la vista Hoja de datos. El cursor se coloca en la primera celda vacía de la columna Haga clic para agregar.
4. Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access.

Escribir datos en la vista Hoja de datos es muy similar a trabajar en una hoja de cálculo de Excel. La estructura de tabla se crea al escribir los datos. Cuando agrega una nueva columna a la hoja de datos, se define un nuevo campo en la tabla. En función de los datos que se escriben, Access establece automáticamente el tipo de datos de cada campo.

Si en este momento no quiere escribir datos en Tabla1, haga clic en Cerrar  . Si ha efectuado algún cambio en la tabla, Access le pide que guarde los cambios. Haga clic en Sí para guardar los cambios, en Nopara descartarlos o en Cancelar para dejar abierta la tabla.

Agregar una tabla

Puede agregar nuevas tablas a una base de datos existente mediante los comandos del grupo Tablas de la pestaña Crear.

Crear una tabla, empezando en la vista Hoja de datos    En la vista Hoja de datos, puede escribir datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de la tabla en segundo plano. Los nombres de campo se asignan numéricamente (Campo1, Campo2, etc.) y Access establece automáticamente el tipo de datos de cada campo, según los datos que se escriban.

1. En el grupo Tablas de la pestaña Crear, haga clic en Tabla. 
   Access crea la tabla y selecciona la primera celda vacía de la columna Haga clic para agregar.
2. En el grupo Agregar y eliminar de la pestaña Campos, haga clic en el tipo de campo que quiere agregar. Si no ve el tipo de campo que busca, haga clic en Más campos  .
3. Access muestra una lista de tipos de campo de uso habitual. Haga clic en el campo que quiera y Access agregará el nuevo campo a la hoja de datos en el punto de inserción.
   Puede arrastrar el campo para moverlo. Cuando arrastra un campo en una hoja de datos, aparece una barra de inserción vertical en donde se colocará el campo.
4. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía o pegue datos de otro origen.
5. Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de la columna y escriba el nuevo nombre.
   Debe asignar un nombre significativo a cada campo para que pueda saber lo que contiene al verlo en el panel Lista de campos.
6. Para mover una columna, haga clic en su encabezado para seleccionarla y arrástrela a la ubicación que prefiera. También puede seleccionar varias columnas contiguas y arrastrarlas a la vez a una nueva ubicación. Para seleccionar varias columnas contiguas, haga clic en el encabezado de columna de la primera columna y, mientras mantiene presionada la tecla MAYÚS, haga clic en el encabezado de columna de la última columna.

Crear una tabla, empezando en la vista Diseño    En la vista Diseño, se crea primero la estructura de tabla. Cambie después a la vista Hoja de datos para escribir datos o especificar datos con otro método, como pegar o importar.

1. En el grupo Tablas de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de la tabla. 
2. Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre de campo y seleccione un tipo de datos en la lista Tipo de datos.
3. Si quiere, puede escribir una descripción de cada campo en la columna Descripción. La descripción se muestra después en la barra de estado de la vista Hoja de datos al situar el cursor en ese campo. La descripción también sirve como texto de la barra de estado para los controles de un formulario o informe que se cree arrastrando un campo del panel Lista de campos, así como para los controles que se creen para ese campo al usar el Asistente para formularios o el Asistente para informes.
4. Tras haber agregado todos los campos, guarde la tabla:
   • En la pestaña Archivo, haga clic en Guardar.
5. Cuando quiera comenzar a escribir datos en la tabla, cambie a la vista Hoja de datos y haga clic en la primera celda vacía. También puede pegar datos de otro origen, tal y como se describe en la sección copiar los datos de otro origen en una tabla de Access.

Establecer propiedades de campo en la vista Diseño    Independientemente de cómo haya creado la tabla, es una buena idea examinar y establecer las propiedades del campo. Aunque algunas propiedades están disponibles en la vista Hoja de información, algunas propiedades solo se pueden establecer en la vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en la tabla en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en vista Diseño. Para ver las propiedades de un campo, haga clic en el campo en la cuadrícula de diseño. Las propiedades se muestran debajo de la cuadrícula de diseño, en propiedades del campo.

Para ver una descripción de cada propiedad de campo, haga clic en la propiedad y lea la descripción en el cuadro situado junto a la lista de propiedades en Propiedades de campo. Si desea más información, haga clic en el botón Ayuda.

En la siguiente tabla, se describen algunas de las propiedades de campo que se ajustan habitualmente.

Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access

Si los datos están almacenados actualmente en otro programa, como, por ejemplo, Excel, puede copiarlos y pegarlos en una tabla de Access. En general, esto funciona mejor si los datos ya están separados en columnas, tal y como están en una hoja de cálculo de Excel. Si los datos se encuentran en un programa de procesamiento de texto, es mejor separar las columnas de datos con pestañas o convertir los datos en tabla en el programa de procesamiento de texto antes de copiarlos. Si los datos se tienen que editar o manipular (por ejemplo, separar los nombres completos en nombres y apellidos), puede que le convenga hacerlo antes de copiarlos, sobre todo si no está familiarizado con Access.

Cuando pega datos en una tabla vacía, Access establece el tipo de datos de cada campo según el tipo de datos que encuentra allí. Por ejemplo, si un campo copiado no contiene nada más que valores de fecha, Access aplica el tipo de datos de fecha y hora a ese campo. Si el campo copiado solo contiene las palabras "sí" y "no", Access aplica el tipo de datos Sí/No al campo.

Access asigna nombre a los campos en función de lo que encuentra en la primera fila de datos pegados. Si la primera fila de datos pegados es de tipo similar a las filas siguientes, Access determina que la primera fila forma parte de los datos y asigna nombres genéricos (F1, F2, etc.) a los campos. Si la primera fila de datos pegados no es similar a las filas siguientes, Access determina que la primera fila consta de nombres de campo. Access asigna nombre a los campos en consecuencia y no incluye la primera fila en los datos.

Si Access asigna nombres de campo genéricos, se debe cambiar el nombre al campo cuanto antes para evitar confusiones. Use el procedimiento siguiente:

1. Presione CTRL+G para guardar la tabla.
2. En la vista Hoja de datos, haga doble clic en cada encabezado de columna y escriba un nombre de campo descriptivo para cada columna.
3. Guarde de nuevo la tabla.

Importar, anexar o vincular a datos de otro origen

Puede que tenga datos almacenados en otro programa y quiera importarlos a una nueva tabla o anexarlos a una tabla existente en Access. También podría trabajar con personas que mantengan sus datos en otros programas y quiera trabajar con esos datos vinculándolos a Access. En ambos casos, Access facilita trabajar con datos de otros orígenes. Puede importar datos de una hoja de cálculo de Excel, de una tabla en otra base de datos de Access, de una lista de SharePoint y de otros muchos orígenes. El proceso que se usa difiere ligeramente según el origen, pero el procedimiento siguiente le servirá de punto de partida.

1. En Access, en el grupo Importar y vincular de la pestaña Datos externos, haga clic en el comando correspondiente al tipo de archivo que quiere importar.
   
   Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de cálculo de Excel, haga clic en Excel. Si no ve el tipo de programa que busca, haga clic en Más.
2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar para buscar el archivo de datos de origen en el cuadro Nombre de archivo.
3. En Especifique cómo y dónde desea almacenar los datos en la base de datos actual, haga clic en la opción que quiera (todos los programas le permiten importar y algunos le permiten anexar o vincular). Puede crear otra tabla que use los datos importados o (con algunos programas) puede anexar los datos a una tabla existente o crear una tabla vinculada que mantenga un vínculo a los datos del programa de origen.
4. Si se inicia un asistente, siga las instrucciones de las páginas siguientes del asistente. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.
   Si importa objetos o vincula tablas desde una base de datos de Access, aparecerá el cuadro de diálogo Importar objetos o Vincular tablas. Elija los elementos que quiera y haga clic en Aceptar.
   El proceso exacto depende de si elige importar, anexar o vincular datos.
5. Access le preguntará si quiere guardar los detalles de la operación de importación que acaba de completar. Si cree que volverá a realizar la misma operación de importación en el futuro, haga clic en Guardar pasos de importación y escriba los detalles. Puede repetir fácilmente la operación en el futuro haciendo clic en Importaciones guardadas  en el grupo Importar y vincular de la pestaña Datos externos. Si no quiere guardar los detalles de la operación, haga clic en Cerrar.

Si opta por importar una tabla, Access importará los datos a una nueva tabla y luego mostrará la tabla en el grupo Tablas del panel de navegación. Si opta por anexar datos a una tabla existente, los datos se agregan a esa tabla. Si opta por vincular a datos, Access crea una tabla vinculada en el grupo Tablas del panel de navegación.

Agregar un elemento de aplicación

Puede usar un elemento de aplicación para agregar funcionalidad a una base de datos existente. Un elemento de aplicación puede ser tan sencillo como una sola tabla o puede incluir varios objetos relacionados tales como una tabla y un formulario enlazado.

Por ejemplo, el elemento de aplicación Comentarios se compone de una tabla con un campo Id. de Autonumeración, un campo de fecha y un campo de memo. Puede agregarlo a cualquier base de datos y usarlo tal como está o con una personalización mínima.

1. Abra la base de datos a la que quiere agregar un elemento de aplicación.
2. Haga clic en la pestaña Crear.
3. En el grupo Plantillas, haga clic en Elementos de aplicación. Se abrirá una lista de elementos disponibles.
4. Haga clic en el elemento de aplicación que quiere agregar.

Abrir una base de datos existente de Access

1. En la pestaña Archivo, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, vaya a la base de datos que quiere abrir.
3. Siga uno de estos procedimientos:
   • Haga doble clic en la base de datos para abrirla en el modo predeterminado que se especifique en el cuadro de diálogo Opciones de Access o el modo que haya establecido una directiva administrativa.
   • Haga clic en Abrir para abrir la base de datos con acceso compartido en un entorno multiusuario para que usted y otros usuarios puedan leer y escribir en la base de datos.
   • Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y luego en Abrir en modo solo lectura para abrir la base de datos con acceso de solo lectura de modo que pueda verla pero no editarla. Otros usuarios aún pueden leer y escribir en la base de datos.
   • Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y luego en Abrir en modo solo lectura para abrir la base de datos con acceso exclusivo. Cuando tiene una base de datos abierta con acceso exclusivo, cualquier persona que intente abrir la base de datos recibirá un mensaje que indica que "el archivo ya está en uso".
   • Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y luego en Abrir en modo exclusivo de solo lectura para abrir la base de datos con acceso de solo lectura. Otros usuarios aún pueden abrir la base de datos, pero están limitados al modo de solo lectura.

Sugerencias

• Para abrir una de las bases de datos abiertas recientemente, en la pestaña Archivo, haga clic en Recientesy en el nombre de archivo correspondiente a esa base de datos. Access abre la base de datos con las mismas opciones de configuración que tenía la última vez que se abrió. Si la lista de archivos usados recientemente no aparece, en la pestaña Archivo, haga clic en Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Configuración de cliente. En Mostrar, escriba el número de documentos que se mostrarán en la lista de documentos recientes, hasta un máximo de 50.
  También puede mostrar las bases de datos recientes en la barra de navegación de la vista Backstage, con acceso de dos clics: 1) la pestaña Archivo y 2) la base de datos reciente que quiere abrir. Cerca de la parte inferior de la pestaña Recientes, marque la casilla Obtener acceso rápidamente a este número de bases de datos recientes y ajuste el número de bases de datos que quiere mostrar.
• Si abre una base de datos haciendo clic en el comando Abrir de la pestaña Archivo, puede ver una lista de accesos directos a las bases de datos que ha abierto recientemente haciendo clic en Mis documentos recientes en el cuadro de diálogo Abrir.